導入事例
8時間以上かかっていたシフト作成の時間が60分に短縮。
シフト管理者の負担が大きく減りました。
介護施設
株式会社Beスマイル様 / スタッフ数：30名
代表 西村 様
お客様の声
毎月、グループホーム2拠点のシフトを作成しています。それぞれの施設を兼務しているスタッフがいるため、拠点ごとに単独でシフトを作ることができず、毎月責任者同士で調整が発生していました。そのため、合計8時間以上かかっていたシフト調整が、このシステムの導入により約60分に短縮されました。空いた時間で他の業務に取り組めるようになり、全体の余裕につながりました。
（代表 西村様の声）
課題 Before
- ● グループホーム2拠点のシフト作成に合計8時間以上の調整時間が必要。
- ● 兼務スタッフがいるため、拠点間での複雑な調整が毎月発生。
- ● 最適なシフトパターンを見つけるのに長時間を要していた。
成果 After
- ● シフト作成時間が約60分に短縮（8時間→60分）。
- ● 30秒でシフトパターンを提案、エラー原因も一目瞭然。
- ● 心理的負担が軽減され、機械的にシフト作成が可能に。
導入効果
- シフト作成時間が8時間から60分に短縮（約87%削減）
- 30秒でシフトパターンを提案、カスタマイズも簡単
- エラー原因が一目瞭然で、無駄な作成時間を大幅削減
- AIによる自動判断で心理的負担が軽減
- オリジナルのシフト管理システムとして完全カスタマイズ
Beスマイル様の作成風景
オンラインでフルサポート
Zoom等のオンライン会議システムを通じて、シフト作成時にお手伝いしています。オレンジ色が休日のリクエスト、青色が特定のシフトが必要な場合を示しています。Beスマイル様の場合は、1つのシフトパターンが2つに分かれるなど、少し複雑なシフトです。
夜勤シフトのみを自動計算
元々の運用方法を踏襲しています。もちろん全体のシフトも自動計算できますが、施設特有の理由があり、夜勤シフトのみを先に自動計算しています。夜勤シフトを自動計算した後に夜勤シフトを固定し、その上で全体のシフトを作成しています。
エクセルへ出力して完成
これで完成です。本日は色々と雑談をしながら、約60分の作業でした。Beスマイル様の場合、配布物はエクセルファイルでお渡ししています。これまで使ってきたエクセルファイルで運用することで、事務担当や実務者の方々も安心してご利用いただけます。